Software

Bp Event - die Software

Bp Event - die flexible Veranstaltungssoftware

Module

Die einzelnen Module im Überblick

Es darf ein bisschen mehr sein? Die Software Bp Event kann mit vielen Zusatzmodulen flexibel erweitert werden. Dadurch passen Sie die Software genau auf Ihre betrieblichen Bedürfnisse und Eigenheiten an. Durch die große Auswahl an Modulen können Sie dabei ihr ganz individuelles Softwarepaket zusammenstellen und die für Ihren Betrieb besonders wichtigen Arbeitsabläufe noch genauer steuern.

Angebotsgenerator

Hoher Wiedererkennungswert – Corporate Design für alle Druckerzeugnisse

Verbinden Sie die Vorzüge von standardisierten Vorlagen mit individuellem Layout. Drücken Sie Ihrer Korrespondenz einen unverwechselbaren Stempel auf: mit Logos, Wasserzeichen, Bildern und Hausschrift.

Bestandsartikel

Investitionen rentabel machen – Ressourcen effektiv auslasten

Behalten Sie jederzeit die Kontrolle über Ihr Equipment, egal wo es sich gerade befindet. Planen Sie rechtzeitig Rüstzeiten und Anmietungen, verhindern Sie Überbuchungen und verbuchen Sie Materialverluste korrekt, um Engpässe rechtzeitig festzustellen und eine maximale Auslastung der Geräte sicherzustellen.

Bp Event mobil

Unterwegs auf dem Laufenden – Mobiler Zugriff auf Ihre Daten

Bleiben Sie auch unterwegs verbunden: mit Bp Event mobil haben Sie über Smartphone, Tablet oder Laptop jederzeit und von überall einen browserbasierten Zugang zu Ihrer Datenbank. Für Mitarbeiter in externen Locations ist ein unverzichtbarer Vorteil, vor Ort direkt auf alle operativen Daten zugreifen zu können.

Bp Event WebApps

Daten für Alle – Buchungen über den Webbrowser

Informieren Sie alle Mitarbeiter über Veranstaltungen, Raumbuchungen oder Termine. Über die webbasierte Oberfläche erlauben Sie ohne weitere Client-Lizenzen das Anlegen von neuen Adressen, Raumbuchungen oder Veranstaltungen. Vorhandene Daten sind vor Änderungen geschützt. Bp Event WebApps enthält zusätzlich alle Funktionen von Bp Event mobil und E-Mail Buchungsverarbeitung.

CRM plus

Nahtloses Kundenmanagement – Kontakte und Akquise leicht gemacht

Erleichtern Sie Ihren Mitarbeitern die Kundenbetreuung mit Zusatzinformationen zu einzelnen Ansprechpartnern und früheren Kundenkontakten. Mit einem Überblick über Abteilungen und Zuständigkeiten, frühere Absprachen und Kontakte können sie informiert Auskunft erteilen, dazu Kontaktnotizen sofort dokumentieren und die Bearbeitungsdauer erfassen.

Dokumentenablage

Dokumente am rechten Ort – Externe Dokumente sinnvoll ablegen

Speichern Sie externe Dokumente in den unterschiedlichsten Dateiformaten direkt zu einer Vielzahl von Datensätzen wie Adressen oder Veranstaltungen, um Preislisten, Broschüren oder Bilder genau dort wiederzufinden, wo sie hingehören. Legen Sie regelmäßig benötigte Dateien wie AGBs oder Anreiseskizzen in einem für alle Mitarbeiter zugänglichen Ordner ab.
Dokumente am rechten Ort - Externe Dokumente sinnvoll ablegen.

E-Mail-Buchungsverarbeitung

Webanfragen jederzeit – Kundendaten übernehmen und weiterbearbeiten

Lassen Sie Ihre Kunden über individuelle Webformulare jederzeit Buchungsanfragen stellen, die direkt aus dem E-Mail-Postfach in Ihre Datenbank importiert werden. Bestimmen Sie selber, welche Angaben Sie brauchen, und ändern Sie jederzeit die angebotenen Artikel oder Preise.

Einkauf

Wissen, was gebraucht wird – Bedarfsgesteuert einkaufen

Kontrollieren Sie jederzeit Ihren Bedarf an Verbrauchsartikel. In der Einkaufsübersicht sehen Sie die Veranstaltungen der kommenden Tage und die benötigten Artikelmengen sowie passende Lieferanten mit Lieferfristen. Erstellen Sie direkt den Einkaufsauftrag mit Verweis auf die gewünschten Lieferantenartikel.

Ereigniskalender

Erweiterte Kalenderfunktion – Was sonst noch so läuft

Nicht nur Ferienzeiten oder Feiertage beeinflussen die zu erwartende Gästezahl, die Verfügbarkeit von Räumen und Aushilfskräften, sondern auch Messen oder lokale Großveranstaltungen. Planen Sie Preisgestaltung, Personaleinsatz und Lieferfristen rechtzeitig und auf Basis von aktuellen Kalenderinformationen.

Gästeliste

Jeder Gast persönlich – Teilnehmermanagement weitergedacht

Nennen Sie Ihre Gäste beim Namen, mit Namensschildern, Tischkärtchen oder personalisierten Menükarten. Vermerken Sie Zahlungen und Status oder senden Sie Serienbriefe an alle Eventteilnehmer.

Kalendersynchronisation

Alle Termine in einem Kalender – Bp Event synchron mit Outlook oder Google

Exportieren Sie Veranstaltungen, Termine und Aktivitäten in private Google Kalender oder MS Outlook, und lassen Sie umgekehrt Ihre eigenen Google-Kalenderdaten in Ihrem Bp Event Info Center anzeigen. So erreichen Sie die nahtlose Verzahnung von geschäftlichen und privaten Terminen.

Kalkulation, Artikeldetails, Rezepturen

Kalkulieren leicht gemacht – Mengen und Kosten hochrechnen

Kalkulieren Sie schon in der Planungsphase die Deckungsbeiträge Ihrer Verkaufsartikel, um Rabatte und Aufschläge sinnvoll einzusetzen. Für die Produktionskontrolle rechnen Sie über die Mengenkalkulation Ihre Rezepturen für den geplanten Bedarf hoch. Die Ausweisung von Allergenen oder Nährwerten auf Speisekarten basiert auf den in den Stammdaten hinterlegten Details.

Karte

Jederzeit aktuell – Speisekarten im Handumdrehen

Erstellen Sie auf Basis Ihrer Verkaufsartikel jederzeit neue Karten mit aktuellen Preisen, in einer unbegrenzten Anzahl von Layouts. Fügen Sie dafür nach Bedarf Bilder oder Texte hinzu.

Konferenz-Lizenz

Auslieferungen planen und überprüfen

Unterstützen Sie Ihr Servicepersonal dabei, alle bestellten Artikel pünktlich und vollständig von Küche oder Lager in den richtigen Konferenzsaal zu bringen, planen Sie die zeitgenaue Bestückung mit technischem Equipment oder organisieren Sie die Auffrischung und Reinigung der einzelnen Tagungsräume. Gleichzeitig nehmen Ihre Mitarbeiter vor Ort flexibel neue Bestellungen entgegen, die sofort an Küche, Lager oder Büro weitergeleitet werden. Und wenn dann noch Zeit bleibt – weisen Sie Ihren Mitarbeitern weitere Aufgaben zu, die zwischendurch erledigt werden können.

Messe Lieferservice

Messecatering schnell und zuverlässig

Organisieren Sie Ihre An- und Nachlieferungen an Messestände im Schnelldurchlauf mit eingeschränkten Bestellartikeln, vorbelegten Daten und Zeiten sowie automatischer Pfand- und Retourenberechnung, Lieferscheinen und Sammelrechnungen.

Lieferservice-Lizenz mobil

Unterwegs für Messeauslieferer

Geben Sie Ihren Logistikern einen digitalen Lieferschein an die Hand, mit dem sie sich Lieferungen und Nachbestellungen quittieren lassen und Retouren verbuchen können. Spontane Retouren und die direkte Rechnungsstellung vor Ort sind möglich.

Logistik-Lizenz

Auslieferungen und Abholungen durchführen und überprüfen

Unterstützen Sie Ihre Fahrer dabei, die bestellten Artikel pünktlich und vollständig von Küche oder Lager zum richtigen Event zu bringen, planen Sie die Abholungen und notieren Sie zurückgegebene oder verlorengegangene Pfandartikel. Gleichzeitig nehmen Ihre Mitarbeiter vor Ort flexibel Abholungen entgegen, was sofort an das Veranstaltungsbüro weitergeleitet wird. Und wenn dann noch Zeit bleibt – weisen Sie Ihren Mitarbeitern weitere Aufgaben zu, die zwischen den Fahrten erledigt werden können.

Mehrsprachigkeit

Für jeden Kunden verständlich - Fremdsprachige Textvorlagen anlegen und wiederverwenden

Hinterlegen Sie Übersetzungen für Artikel oder Textvorlagen, und weisen Sie Ihren Kundenadressen die richtige Sprache zu. Ein eigenes Wörterbuch der genehmigten Übersetzungen sowie eine Schnittstelle zu Google Translate und eigene Übersetzungsvorschläge erleichtern die Auswahl.

Multibenutzer

Individuell im Team – Viele Wege zum gemeinsamen Ziel

Ermöglichen Sie mehreren Mitarbeitern den Zugriff auf Ihre Betriebsdaten, aber behalten Sie die volle Kontrolle. Über ein ausgefeiltes Rechtemanagement bekommen Mitarbeiter genau die Informationen, die sie wirklich brauchen, wobei Änderungen benutzergenau dokumentiert werden. Die Daten sind immer aktuell und stimmig, so dass Informationen vollständig und exakt weitergeleitet werden.

Multibetriebe

Viele Filialen, ein System – Mehrere Verkaufsstellen gemeinsam managen

Managen Sie mehrere Verkaufsstellen, Filialen oder Unterbetriebe mit einer gemeinsamen Datenbank, um Synergieeffekte zu nutzen. Teilen Sie Kundendaten, Stammartikel, Mitarbeiter oder Textvorlagen wie gewünscht, oder trennen Sie sie nach Belieben.

Online Dienstplan WebApp

Dienste online – Schnell mal angefragt

Stellen Sie Ihre offenen Dienste online, wo Ihre Mitarbeiter sich selber auf Schichten bewerben können und nach der Genehmigung automatisch eine Zusage erhalten. Abwesenheitszeiten und Wunscharbeitszeiten werden schon im Vorhinein durch die Mitarbeiter kommuniziert und können bei der Planung direkt berücksichtigt werden.

Online Tischreservierung WebApps

Tischreservierung To Go – Jederzeit auch unterwegs

Optimieren Sie die Auslastung Ihres Restaurants, entlasten Sie Ihre Mitarbeiter und geben Sie Ihren Kunden die Möglichkeit, jederzeit online zu reservieren. Die Anzahl an freien Plätzen wird in Echtzeit überprüft und automatisch bestätigt, die Buchung erscheint sofort in der Reservierungsübersicht.

Personalplanung

Mitarbeiter nach Wahl – Schichten und Personal planen

Teilen Sie Ihre festangestellten Mitarbeiter ein, fragen Sie Aushilfen für Veranstaltungen an oder beauftragen Sie Personaldienstleister. Behalten Sie den Überblick über Qualifikationen und Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter und erfassen Sie die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden.

Produktion WebApp

Produzieren wie am Schnürchen – Planen für die Küche

Planen Sie die Produktion für arbeitsteilige Herstellung mit Rezepten und Bedarfsmengen, in Abstimmung mit den geplanten Verbräuchen. Weisen Sie Produktionsbereiche und Verantwortlichkeiten zu und behalten Sie den Zeitplan im Blick. Die Kommissionierung beenden Sie mit dem Ausdruck der zugehörigen Etiketten und/oder Lieferscheine mit QR-Code für die Logistiker.

Projekte

Themen, Teams, Termine - Projekte organisieren und auswerten

Bündeln Sie Informationen, Aufgaben und Termine eines Projektes an einer allen Beteiligten zugänglichen Stelle, um den zügigen Austausch von Informationen sicherzustellen.

Prozessmanagement

Qualität absichern – mit standardisierten, dokumentierten Arbeitsabläufen

Erstellen Sie Betriebsstandards für wichtige Arbeitsabläufe und lassen Sie Ihre Mitarbeiter diese anhand von Vorlagen durchführen. Die Prozessvorlagen erleichtern die Einarbeitung von neuen Kollegen und stellen sicher, dass Prozesse befolgt, dokumentiert und nur von den zuständigen Abteilungen abgenommen werden.

Retouren

Wiedersehen macht Freude – Equipment und Pfandartikeln buchen und abrechnen

Für Bestandsartikel wird Pfand erhoben, um die Rückgabe des teuren Materials sicherzustellen, und auch Verbrauchsartikel werden zum Teil in Pfandbehältern geliefert. Verrechnen Sie Pfandbeträge mit der Abschlussrechnung, berechnen Sie Pfand für verlorengegangene Pfandflaschen oder setzen Sie für Bestandsartikel den Wiederbeschaffungswert mit auf die Abschlussrechnung der Veranstaltung.

Serien- und Mehrtagesveranstaltungen

Neuer Tag, neuer Plan - Mehrtägige oder wiederkehrende Veranstaltungen

Speichern Sie wiederkehrende Veranstaltungen mit weitgehend gleichbleibendem Ablauf nur einmal und kopieren Sie sie auf weitere Termine. Auch Änderungen nehmen Sie nur einmal vor, statt jede Veranstaltung der Serie öffnen und bearbeiten zu müssen.Legen Sie Veranstaltungen an, die sich über mehrere Tage erstrecken - auch für interne Ablaufpunkte wie Aufbau oder Abbau – und legen Sie pro Tag unterschiedliche Zeiten, Räume und Vorgänge an.

Termine

Reine Terminsache – Meetings planen, einladen und bestätigen

Planen Sie Meetings, versenden Sie Einladungen und bestätigen Sie die Teilnahme mit wenigen Klicks im Kalender. Verknüpfen Sie außerdem vorhandene Veranstaltungen, Dokumente oder andere Datensätze, um ohne erneute Dateneingabe den Kontext des Termins ausführlich klarzustellen.

Ticketing

Gibt’s noch Tickets? Gästemanagement für öffentliche Events

Erstellen Sie Eintrittskarten unterschiedlicher Preiskategorien für öffentliche Veranstaltungen mit begrenzter Teilnehmerzahl. Geben Sie Tickets mit QR-Code aus, um die Einlasskontrolle zu erleichtern und zu beschleunigen.

Tischpläne

Und so soll es aussehen – Grundrisse und Bestuhlungspläne

Legen Sie für Kunden und Mitarbeiter detaillierte Darstellungen der geplanten Tischordnung an, um Klarheit und Übereinstimmung schon in der Vorbereitung sicherzustellen. Basierend auf echten Grundrissen und mit Hilfe eines Grafikprogramms erstellen Sie flexible Vorlagen, die immer wieder angepasst und überarbeitet werden können.

Tischreservierung

Frei, reserviert, belegt - Optimale Auslastung mit dem digitalen Reservierungsbuch

Verwalten Sie Ihr Reservierungsbuch digital, flexibel und sauber, für eine unbegrenzte Anzahl von Räumen und Sitzungen. In der Buchungsübersicht bekommen Sie einen schnellen Überblick über die Belegung, während Sie in den einzelnen Reservierungen Informationen über die Gäste, Anforderungen oder vorbestellte Artikel finden.

Vorgänge

Flexibel untergliedert – Komplexe Veranstaltungen sinnvoll unterteilen

Je größer Veranstaltungen werden, desto eher ist es sinnvoll, sie organisatorisch aufzuteilen - zeitlich, inhaltlich oder räumlich. Weisen Sie pro Vorgang eigene Räume, Zeiten und Teilnehmerzahlen zu, erstellen Sie unterschiedlich Angebote für z.B. Buffet und Menü oder verhandeln Sie mit unterschiedlichen Ansprechpartnern.