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Dokumente am rechten Ort – Externe Dokumente sinnvoll ablegen

Dokumentenablage

Wichtige Dokumente liegen in vielen unterschiedlichen Formaten vor: Bildformate, PDFs, Excel oder Word, Bp Event Datenblätter. Solche Dateien, die inhaltlich zu einer bestimmten Veranstaltung, einer Location oder einem Lieferanten gehören, speichern Sie direkt zum richtigen Datensatz. Regelmäßig benötigte Dateien wie AGBs oder Anreiseskizzen legen Sie stattdessen in dem für alle Mitarbeiter zugänglichen Ordner „Allgemeine Dokumente“ ab. Hängen Sie Dokumente als E-Mail-Anhänge an oder speichern Sie E-Mail-Vorlagen schon mit Standardanhang.

Video auf YouTube.com abspielen*

Ihre Möglichkeiten mit diesem Modul

Externe Dokumente zum allgemeinen Zugriff ablegen

  • Allgemeine Dokumente ohne Verknüpfung zu Datensatz ablegen
  • Unterschiedliche Dateiformate (Bilder, PDFs, Office-Formate etc.) speichern
  • Pakete als E-Mail-Anhang senden
  • Thematische Pakete mit mehreren Dokumenten anlegen und kopieren
  • Leserechte festlegen
  • Änderungen nachverfolgen

Externe Dokumente zu einzelnen Datensätzen ablegen

  • Externe Dokumente direkt zu Datensätzen ablegen
  • Unterschiedliche Dateiformate (Bilder, PDFs, Office-Formate etc.) speichern
  • Pakete als E-Mail-Anhang senden
  • Thematische Pakete mit mehreren Dokumenten anlegen und kopieren
  • Anhänge aus erhaltenen E-Mails direkt zum Datensatz ablegen

Interne Datenblätter zu einzelnen Datensätzen ablegen

  • Interne Datenblätter bearbeiten und direkt zu Datensätzen ablegen
  • Verzeichnisstruktur pro Tabelle (Adresse, Veranstaltung, etc.) definieren
  • Lese- und Änderungsrechte festlegen
  • Stichwörter zuweisen
  • Änderungsbenachrichtigungen aktivieren
  • Änderungen nachverfolgen durch automatische Versionierung
  • Datenblätter direkt drucken, senden oder exportieren

Erweiterte Möglichkeiten mit anderen Modulen

Automatisch fremdsprachige Anhänge für fremdsprachige E-Mails anhängen mit dem Modul Mehrsprachigkeit
Zusätzliche Dokumente an E-Rechnungen anhängen (Stundenzettel, Lieferscheine, etc.)

* Das Video wird auf YouTube.com abgespielt. Es gelten die dortigen Datenschutzbestimmungen.