Bp Event
Die Managementsoftware für Veranstaltungen

Die Software für die Veranstaltungsbranche

Bp Event ist Software für die Veranstaltungsbranche, wie sie wirklich gebraucht wird: umfassend, alltagserprobt, zukunftsorientiert. Durch die integrierten Funktionen gewinnen Sie, was Sie am dringendsten brauchen: Zeit, Sicherheit und Überblick.

Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Zeit, sich um Ihre Gäste zu kümmern, statt Informationen zu suchen oder Daten mehrfach zu erfassen. Schenken Sie Ihren Gästen das Gefühl, in besten Händen zu sein, durch blitzschnelle Angebote und Bestätigungen. Und behalten Sie selbst den kompletten Überblick, mit schnellen, detaillierten Auswertungen, Übersichten und Planungstools.

Veranstaltungsplanung – zügig und effizient

Mit Bp Event planen Sie selbst komplexe Veranstaltungen zügig und effizient. Weil Adressdaten, Artikelinformationen und Mitarbeiterdaten alle in einem System zusammengeführt sind, weil die interne und externe Kommunikation eingebunden ist, weil alle Mitwirkenden immer auf dem gleichen, aktuellen Informationstand sind – so haben Sie den entscheidenden Vorsprung in einer Branche, die von Schnelligkeit lebt.

Von der Kundenakquise und der Angebotserstellung bis zum Vertragsabschluss, über die Durchführung der Veranstaltung bis zur Rechnungsstellung sind alle Stadien der Organisation in Bp Event vorgedacht und eingeplant. Kontakte mit Kunden, Locations, Mitarbeitern oder Lieferanten laufen an einem Punkt zusammen und sind flexibel auswertbar. Ob im Büro oder unterwegs – Sie bekommen auf jede Frage Ihre Antwort.

Ihr Ziel – unser Weg

Wir sind für Sie erreichbar, im wörtlichen und im übertragenen Sinne. Unsere Berater vor Ort arbeiten Hand in Hand mit den Kollegen, die von Speyer aus Schulungen und Unterstützung bei der Anwendung bieten.

Bp Event ist die praxiserprobte Lösung

Klicken Sie auf Ihre Branche und erfahren Sie, wie Bp Event Ihnen die Arbeit erleichtern kann.

  • Bankett

    Veranstaltungssoftware für Hotel und Gastronomie

    Eventmanagement aus einem Guss: Mit der Bp Event Software nehmen Sie Gästedaten auf, überprüfen im Handumdrehen die Verfügbarkeit von Räumen und Mitarbeitern und stellen ein personalisiertes Optionsangebot zusammen, ehe noch das Erstgespräch beendet ist. Schnell, fundiert, individuell und optisch ansprechend, wie Alles bei Ihnen.

    Ihre Vorteile

    Leichte Datenerfassung: Übersichtliche Eingabefenster und die schnelle Suche nach vorhandenen Daten erleichtern das Anlegen von neuen Gästen und Veranstaltungen.

    Zügige Angebots- und Vertragserstellung: Unter Zugriff auf Vorlagen und Stammdaten erstellen und senden Sie in kürzester Zeit selbst hochkomplexe Angebote, komplett im Firmendesign.

    Aktuelle Verfügbarkeit: Ob Räume oder Mitarbeiter*innen zum gewünschten Datum tatsächlich noch frei sind sehen Sie in Echtzeit.

    Gezielte Planung: Raum- und Tischpläne, Menükarten oder Arbeitsanweisungen erstellen Sie direkt auf Basis der Veranstaltungsdaten - ebenso wie die Arbeitsanweisungen für Ihre Mitarbeiter*innen – ohne neuerliche Dateneingabe.

    Durchgängige Erreichbarkeit: Mit Hilfe von WebApps verarbeiten Sie jederzeit und automatisch Anfragen. Die genauen Regeln dafür bestimmen Sie selbst.

    Optimales Gästemanagement: Alle Informationen zu Ihren Gästen stehen für Mailings und Auswertungen zur Verfügung, selbstverständlich unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorschriften.

    Nahtloser Anschluss: Mit Schnittstellen zu Kassen- und Hotelbuchungssystemen ist die Bankettabteilung fest eingebunden in das Gesamtkonzept

    Mit der Veranstaltungssoftware Bp Event gewinnen Sie Zeit und sparen Geld!

Bp Event – die solide Basis

Bp Event enthält die wichtigsten Komponenten zur Abwicklung einer erfolgreichen Veranstaltung.

Adressen zentral eingeben und pflegen

  • Adressen mit beliebig vielen Ansprechpartnern speichern
  • Feste Kategorien und flexible Stichwörter zuweisen
  • Vorgaben der DSGVO einhalten
  • Wiedervorlagen einstellen
  • Buchungsvorschläge zu Kundenadressen speichern
  • Webzugriff auf Veranstaltungsdaten für Kunden öffnen

Korrespondenz verwalten

  • Korrespondenz als Brief oder E-Mail abwickeln
  • E-Mails über integrierten Client direkt senden
  • Brief-, Serienbrief- und E-Mail-Vorlagen anlegen

Kalenderfunktionen nutzen

  • Kalender mit vielen unterschiedlichen Sichten personalisieren
  • Wiedervorlageliste optimieren
  • Optionen und Wartelisten verwalten
  • Aktivitäten und Erinnerungen einstellen
  • Raumbelegungspläne einsehen

Artikel aller Arten verwalten

  • Einfache oder zusammengesetzte Artikel (Arrangements, Büffets etc.) eingeben
  • Artikel zu Gruppen zusammenfassen
  • Unterschiedliche Preisschienen mit Gültigkeitszeitraum festlegen

Räume verwalten

  • Raumstammdaten mit Grundrissen, Bildern und Buchungsvorschlägen eingeben
  • Teil- und Unterräume anlegen
  • Sperr- und Warnhinweise bei Doppelbelegung

Veranstaltungen organisieren

  • Angebote und Verträge erstellen
  • Abteilungen gezielt informieren
  • Checklisten und Auswahllisten flexibel zusammenstellen
  • Listen exportieren und importieren
  • Menükarten ausdrucken

Rechnungen erstellen

  • Rechnungen, Sammel- und Akontorechnungen erstellen
  • Gutschriften und Mahnungen verschicken
  • Zahlungseingänge zuordnen

Auswertungen erstellen

  • Geschäftsergebnisse analysieren
  • Verkaufszahlen statistisch auswerten

Interne Arbeitsabläufe koordinieren

  • Arbeitsanweisungen und Laufzettel ausdrucken
  • Interne Nachrichten mit Verweis auf Adresse, Veranstaltung etc. senden
  • Standardprozesse dokumentieren und Qualität sichern
  • Verzeichnisse zur zentralen Dokumentenablage einrichten
  • Telefonschnittstelle einbinden
  • Adressen zentral eingeben und pflegen

    • Adressen mit beliebig vielen Ansprechpartnern speichern
    • Feste Kategorien und flexible Stichwörter zuweisen
    • Vorgaben der DSGVO einhalten
    • Wiedervorlagen einstellen
    • Buchungsvorschläge zu Kundenadressen speichern
    • Webzugriff auf Veranstaltungsdaten für Kunden öffnen
  • Korrespondenz verwalten

    • Korrespondenz als Brief oder E-Mail abwickeln
    • E-Mails über integrierten Client direkt senden
    • Brief-, Serienbrief- und E-Mail-Vorlagen anlegen
  • Kalenderfunktionen nutzen

    • Kalender mit vielen unterschiedlichen Sichten personalisieren
    • Wiedervorlageliste optimieren
    • Optionen und Wartelisten verwalten
    • Aktivitäten und Erinnerungen einstellen
    • Raumbelegungspläne einsehen
  • Artikel aller Arten verwalten

    • Einfache oder zusammengesetzte Artikel (Arrangements, Büffets etc.) eingeben
    • Artikel zu Gruppen zusammenfassen
    • Unterschiedliche Preisschienen mit Gültigkeitszeitraum festlegen
  • Räume verwalten

    • Raumstammdaten mit Grundrissen, Bildern und Buchungsvorschlägen eingeben
    • Teil- und Unterräume anlegen
    • Sperr- und Warnhinweise bei Doppelbelegung
  • Veranstaltungen organisieren

    • Angebote und Verträge erstellen
    • Abteilungen gezielt informieren
    • Checklisten und Auswahllisten flexibel zusammenstellen
    • Listen exportieren und importieren
    • Menükarten ausdrucken
  • Rechnungen erstellen

    • Rechnungen, Sammel- und Akontorechnungen erstellen
    • Gutschriften und Mahnungen verschicken
    • Zahlungseingänge zuordnen
  • Auswertungen erstellen

    • Geschäftsergebnisse analysieren
    • Verkaufszahlen statistisch auswerten
  • Interne Arbeitsabläufe koordinieren

    • Arbeitsanweisungen und Laufzettel ausdrucken
    • Interne Nachrichten mit Verweis auf Adresse, Veranstaltung etc. senden
    • Standardprozesse dokumentieren und Qualität sichern
    • Verzeichnisse zur zentralen Dokumentenablage einrichten
    • Telefonschnittstelle einbinden

    Klicken Sie auf das + bei den Begriffen um mehr zu erfahren.

    Sämtliche Korrespondenz, Kundendrucke und Rechnungen wickeln Sie auf Basis der verknüpften Daten in Rekordzeit ab, und die interne Kommunikation läuft durch immer aktuelle Informationen genauso glatt. Unsere Lösungen basieren auf langjähriger Erfahrung und echten Benutzeranforderungen. Ob Planung, Durchführung oder Abwicklung von Veranstaltungen – hier finden Sie das richtige Werkzeug.

    Bp Event ist für Sie richtig, egal ob Sie einen Familienbetrieb oder ein Unternehmen führen. Für unterschiedliche Betriebsgrößen stellen wir unsere Managementsoftware in mehreren Varianten bereit, als Einzelplatz, Mehrplatz oder Client-Server-Anwendung. Mit verschiedenen Lizenzmodellen kommen wir zudem Ihrem tatsächlichen Bedarf entgegen, denn nicht alle im Team brauchen denselben vollen Zugriff auf alle Funktionen.

    Ergänzen Sie ganz einfach Ihren Bp Event um Module, Schnittstellen und WebApps.

    Module, Schnittstellen und WebApps

    Spezielle Anforderungen Ihrer Branche erfüllen wir ganz flexibel mit Modulen, Schnittstellen und WebApps – ohne zusätzliche Installation, über eine individuelle Einrichtung durch unsere Betreuer*innen.

    Empfohlene Module für Ihre Branche

    Termine
    Reine Terminsache – Meetings planen, einladen und bestätigen
    Mehr Infos
    Messe Lieferservice
    Messecatering schnell und zuverlässig
    Mehr Infos
    Veranstaltungsablauf
    Exakte Zeitplanung - Abläufe durchgeplant und transparent gemacht
    Mehr Infos
    CRM plus
    Nahtloses Kundenmanagement – Kontakte und Akquise leicht dokumentiert
    Mehr Infos
    Angebotsgenerator
    Hoher Wiedererkennungswert – Corporate Design für alle Druckerzeugnisse
    Mehr Infos
    Vorgänge
    Flexibel untergliedert – Komplexe Veranstaltungen sinnvoll strukturieren
    Mehr Infos
    Karte
    Jederzeit aktuell – Karten im Handumdrehen
    Mehr Infos
    Multibenutzer
    Individuell im Team – Viele Wege zum gemeinsamen Ziel
    Mehr Infos
    Tischpläne
    Und so soll es aussehen – Grundrisse und Bestuhlungspläne
    Mehr Infos
    Ereigniskalender
    Erweiterte Kalenderfunktion – Was sonst noch so läuft
    Mehr Infos
    Gästeliste
    Jeder Gast persönlich – Teilnehmermanagement weitergedacht
    Mehr Infos
    Kalkulation, Artikeldetails, Rezepturen
    Kalkulieren leicht gemacht – Mengen und Kosten hochrechnen
    Mehr Infos
    Mehrsprachigkeit
    Für jeden Kunden verständlich – Fremdsprachige Textvorlagen anlegen und wiederverwenden
    Mehr Infos
    Serien- und Mehrtagesveranstaltungen
    Neuer Tag, neuer Plan - Mehrtägige oder wiederkehrende Veranstaltungen
    Mehr Infos
    Bestandsartikel
    Investitionen rentabel machen - Ressourcen effektiv auslasten
    Mehr Infos
    Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung für Serverinstallation
    Datev, Sage, Lexware, Apro Fibu, GDI, BMD, Agenda und adata - Buchhaltung leicht gemacht
    Mehr Infos
    Bp Event WebApps
    Daten für Alle – Lizenzfreie Buchungen über den Webbrowser
    Mehr Infos
    Dokumentenablage
    Dokumente am rechten Ort – Externe Dokumente sinnvoll ablegen
    Mehr Infos
    Tischreservierung
    Frei, reserviert, belegt - Optimale Auslastung mit dem digitalen Reservierungsbuch
    Mehr Infos
    Kalendersynchronisation
    Alle Informationen in einem Kalender – Bp Event synchron mit Outlook oder Google
    Mehr Infos
    Ticketing
    Gibt’s noch Karten? Gästemanagement für öffentliche Events
    Mehr Infos
    Personalplanung
    Mitarbeiter nach Wahl – Schichten und Personal planen
    Mehr Infos
    Einkauf
    Wissen was gebraucht wird - Bedarfsgesteuert einkaufen
    Mehr Infos
    Schnittstelle zum KEYBITS Onlineshop für Messe-/Standcatering
    Digitales Marketing mit Strategie
    Mehr Infos
    Kassenschnittstelle zu MATRIX
    Damit die Kasse stimmt
    Mehr Infos
    Kassenschnittstelle zu Hypersoft
    Damit die Kasse stimmt
    Mehr Infos
    Kassenschnittstelle zu AMADEUS II
    Damit die Kasse stimmt
    Mehr Infos
    Kontaktformular
    Kontaktaufnahme über die Website - Anfragen annehmen und bearbeiten
    Mehr Infos

    Weitere hilfreiche Module für Ihre Branche

    Auch interessant

    Hilfreiche Schnittstellen für Ihre Branche

    Hilfreiche WebApps für Ihre Branche

    • Logo Kuffler
      „Professionelles, cleveres System mit absolut flexiblem, kompetenten und freundlichem Kundenservice – Lösungen werden zügig und zuverlässig gefunden – auf Anpassungswünsche im System wird immer eingegangen. Das sucht man bei anderen Anbietern oft vergeblich.“

      Fr. Rziha // Kuffler (Alte Oper Frankfurt)

    • Logo Strandgut Resort
      „Das Programm ist einfach klasse, alles lässt sich in der Maske schnell einfügen und jede Abteilung erhält genau die Informationen, die für sie wichtig sind!“

      Fr. Kranzusch // StrandGut Resort

    • Logo Stadthalle Langen
      „Bp Event ist die Veranstaltungssoftware, um unsere Räume optimal auszulasten.“

      Fr. Werner // Bäder- und Hallenmanagement Langen GmbH

    • Logo Kultur + Kongress Forum Altötting
      „Bp Event ist für uns die optimale Software, die unsere Veranstaltungen im Kulturbetrieb direkt auf unserer Homepage abbildet!“

      Fr. Horn // Kultur + Kongress Forum Altötting

    • Logo Hupfer
      "Keiner unserer Mitarbeiter möchte mehr auf den Komfort der schnellen und übersichtlichen Reservierungsanfrage verzichten.“

      Hr. Hertach // HUPFER Metallwerke GmbH & Co. KG

    • Logo Schloss Auerbach
      „Anfrage eines großen Konzerns für ein Mitarbeiterwochenende mit 2500 Personen: Mit Bp Event hatte ich ein individuelles Angebot dafür in einer halben Stunde erstellt und verschickt und bekam dann - wegen der schnellen Reaktionszeit - den Auftrag.“

      Hr. Pietralla // Schloss Auerbach GmbH

    • Logo Käfer
      „Bp Event ist innovativ, zielführend, deckt alle Prozesse intern, aber auch für den Kunden ab und ist zukunftsorientiert. Ein System, welches sich der Herausforderungen der Zeit stellt und mitgeht.“

      Hr. Dany // Käfer Service Hamburg GmbH

    • Logo Cateringhaus Göttingen
      "Alles aus einer Hand. Keine separaten Softwarelösungen mehr! Bp Event ist leicht zu händeln und individuell auf unsere Firma zugeschnitten!“

      Fr. Böning-Schaumberg // Cateringhaus Göttingen

    • Logo Frank Schwarz Gastro Group
      „Seit 1999 verlassen wir uns auf Bp Event. Für unser Cateringunternehmen gibt es keine vergleichbare Alternative. Ich behalte immer den Überblick. Alles aus einer Hand. Kein Datenverlust. Kein Absturz.“

      Hr. Schwarz // Frank Schwarz Gastro Group GmbH

    • Logo Palmeri
      "Wir sind mit Bp Event klein eingestiegen und so wie wir gewachsen sind, passte sich auch die Software unserem Unternehmen an.“

      Hr. Palmeri // Palmeri Catering

    Ihr Weg mit uns! Nehmen Sie Kontakt mit uns auf.

    FAQ

    Was sind die technischen Voraussetzungen?

    Bp Event wird für Windows-System angeboten, die genauen Systemvoraussetzungen für die unterschiedlichen Arten von Installationen finden Sie hier.

    Wie steht es denn mit der Sicherheit, liegen meine Daten dann in einer Cloud?

    Nein, die Daten bleiben auf Ihrem eigenen Server.

    Datensicherheit ist ein großes Thema, mit dem wir uns intensiv befassen. Wir halten die Software immer auf dem neuesten Stand der Technik und empfehlen auch aus diesem Grund, regelmäßige Updates durchzuführen. Das geht in der Regel ganz einfach und kann sogar automatisiert werden. Ebenfalls automatisiert ist die integrierte Datensicherung, mit der Sie die Gefahr von Datenverlust minimieren. Und weil die Daten eben nicht in der Cloud, sondern auf Ihrem eigenen Server liegen, haben Sie die Sicherheit Ihrer Daten selbst in der Hand.

    Kann man von unterwegs oder im Homeoffice auf die Daten zugreifen?

    Ja. Über Tablet, Notebook oder Smartphone: Ihre Datenbank ist für Sie auch unterwegs oder im Homeoffice erreichbar.

    Bleiben Sie auch mobil auf dem Laufenden, das Wortspiel sei erlaubt. Immer mehr unserer Kunden sind viel häufiger in externen Locations oder auch im Homeoffice als am eigenen festen Arbeitsplatz. Deshalb sind fast alle operativen Tätigkeiten, die sonst am eigenen PC ausgeführt werden, auch über mobile Endgeräte möglich – zum Beispiel Räume buchen, Veranstaltungen planen oder Dienste organisieren. Oder Sie greifen ganz einfach im Homeoffice über Remote Desktop Services auf Ihren Vollclient mit allen Funktionalitäten zu.

    Können mehrere Mitarbeiter die Software gleichzeitig benutzen?

    Mit einer Serverinstallation ja. Und über die Anzahl von Lizenzen bestimmen Sie, wie viele Mitarbeiter gleichzeitig mit der Software arbeiten können.

    Haben Sie einen Betrieb, oder ein Unternehmen mit mehreren Betrieben? Sollen mehrere Abteilungen mit der Software arbeiten, oder vielleicht nur die Bankettabteilung? Wie viele Kollegen brauchen zeitgleich Zugriff, und müssen alle auch Daten bearbeiten, oder reicht es für manche, wenn sie die Daten nur einsehen können? Während eine Voll-Lizenz alle Möglichkeiten offen hält, bieten andere Lizenzen eingeschränkte Berechtigungen, so beispielsweise eine Passivlizenz nur zum Lesen oder eine Tischreservierungslizenz für den Restaurantbetrieb.

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