NORD EVENT

Moin – NORD EVENT in wenigen Worten

Vorstellen muss man die NORD EVENT GmbH eigentlich nicht – die größte Event- und Cateringagentur Hamburgs mit einer Vielzahl erlesener Locations ist eine Institution, an der man im Norden kaum vorbeikommt. In den letzten 23 Jahren ist das Unternehmen auf ca. 350 Mitarbeiter gewachsen und bietet nicht nur Caterings für Privat- und Firmenevents an. Teambuilding Events, Segeltörns, sogar ganze Reisen stehen auf dem Programm. Kein Wunder, dass es drei eigenständige Abteilungen für Vertragsabwicklung, Veranstaltungsplanung und Veranstaltungsdurchführung gibt. Alle arbeiten mit Bp Event, schon lange und aus Überzeugung, wie Frau Krieger gerne bestätigt. Was eher ungewöhnlich ist: auch externe Dienstleister bekommen über eine WebApp Zugriff auf die Veranstaltungsdaten.

Denn man tau – wie auch Dienstleister von Bp Event profitieren

Wenn schon alle Daten in einer Datenbank zusammengefasst sind, dann wäre es doch schade, sie nicht allen Verantwortlichen zugänglich zu machen – auch, wenn diese manchmal nicht Teil des eigenen Teams sind. Bei NORD EVENT arbeitet man zum Beispiel mit externen Technikdienstleistern, die natürlich selber keinen Zugriff auf Betriebsdaten haben. Abhilfe bietet hier eine WebApp, über die Veranstaltungsdaten inklusive aller wichtigen Dokumente abgerufen werden können. Mit einem WebApp-Zugang ausgerüstet greifen so die Techniker eigenständig auf den Veranstaltungskalender zu und können nicht nur einzelne Datenblätter, sondern unterschiedliche PDFs abrufen: Grundrisse und Bestuhlungspläne von Räumlichkeiten ebenso wie Equipmentanforderungen oder Zeitpläne.

Wat mutt dat mutt – spezielle Konfiguration tut not

Die Ansprüche der Hamburger waren hoch: solche komplexen Aktionen waren in der Bp Event Intranet WebApp eigentlich nicht vorgesehen, weil sie schwerpunktmäßig für die interne Kommunikation genutzt wird. Aber genau hier zeigt sich, wie flexibel auf Basis der Standardkonfiguration individuelle Kundenwünsche umgesetzt werden können. Anna Nimmo von der Profi-Software Guzy GmbH (Vertriebspartner der Bankettprofi GmbH in Norddeutschland) ermöglichte es den Kunden, nicht nur auf ein PDF pro Veranstaltung und Benutzergruppe zuzugreifen, sondern gleich auf ganze Ordner mit Dateien. Auch in der Kommunikation mit Lieferanten konnte so sehr viel Papier, manche Rückfrage und vor allem viel Zeit gespart werden.

„Ich kann Bp Event von ganzem Herzen empfehlen. Ich habe schon mit anderen Programmen gearbeitet und spreche aus Erfahrung,“ meint Frau Krieger, die immer noch nach neuen Wegen sucht, das meiste aus der Bp Event Software herauszuholen. Als nächstes auf ihrer Wunschliste: die Änderungssynchronisation, mit der alle Beteiligten an einem Event über Änderungen direkt benachrichtigt werden. Dann muss man nicht mal mehr nachsehen, ob es etwas Neues gibt, sondern wird aktiv darauf hingewiesen. Ob so der Arbeitsalltag noch effizienter wird? Wie der Hamburger sagt: „Jo!“