Nachhaltig tagen und übernachten

Nachhaltig, ökologisch, inklusiv!

Die drei Begriffe fallen einem im Zusammenhang mit der Veranstaltungsbranche sicher nicht spontan als erste ein. Ist das Konzept überhaupt in Einklang zu bringen mit moderner Eventplanung und perfektem Service, wie sie von Konferenzteilnehmern heute erwartet werden? Im Hamburger Wälderhaus, einem Multifunktionshaus getragen von der Schutzgemeinschaft Deutscher Wald, stellt man sich genau dieser Herausforderung.

Widersprüche nicht ertragen, sondern auflösen

Die SDW, ein wahrlich ungewöhnlicher Investor, macht die Vereinigung von Widersprüchen zum Programm: ein Holzhaus steht mitten in der Großstadt. Eine Erlebnisausstellung zum Thema Wald befindet sich neben dem hochmodernen Tagungszentrum, und die urbane Atmosphäre wird durch die Holzbauweise des Gebäudes tatsächlich unterstrichen. Ein inklusiver, integrativer Arbeitgeber bietet perfekten Service im 3-Sterne-Hotel und in der Gastronomie. 

Energie sparen mit Softwareunterstützung

Das übergreifende Thema des Wälderhauses ist es, Nachhaltigkeit sichtbar und erlebbar zu machen – durch die Gebäudekonstruktion, die Ausnutzung natürlicher Energiequellen und die bewusste, umweltgerechte Bewirtschaftung. Dazu gehört auch der Einsatz von Bp Event für die Veranstaltungsorganisation, denn mit Hilfe der Datenbank läuft die Kommunikation mit Kunden und Mitarbeitern weitgehend digital und papierfrei. Die Auftragsabwicklung von der Angebotserstellung bis zur Rechnungsstellung wird schon jetzt über die Veranstaltungssoftware gemacht, andere Abteilungen bekommen derzeit noch ausgedruckte Arbeitsanweisungen. Das könnte sich bald ändern.

Offen für Verbesserungen

Der Verkaufsleiter Thomas Mevenkamp hat beim Besuch der Bp Event Anwenderkonferenz Potential zur Weiterentwicklung gefunden: die neue Intranet WebApp könnte demnächst dazu führen, dass der Ausdruck von Functions und Arbeitsanweisungen für Technik, Küche oder Service ganz wegfällt. Die Idee gefällt ihm, denn die papierlose, stets aktuelle Kommunikation hat für alle Seiten nur Vorteile: die Mitarbeiter verlassen sich nicht auf eventuell schon längst überholte Informationen, dem Verkaufsbüro bleibt das Ausdrucken und Nachbessern von Functions erspart, und die Ausgaben für Papier und Toner lassen sich ebenfalls reduzieren. Über die WebApp kann dann jeder Mitarbeiter mit Zugriff auf das Intranet direkt alle relevanten Infos aktuell abrufen. Ressourcen sparen, Zeit sparen, Geld sparen – der Dreiklang passt optimal zum Thema Nachhaltigkeit.