Weit gekommen, nah geblieben

Der Partyservice Scheidt aus Merchweiler hat einen langen Weg hinter sich, vom mittelständischen Betrieb hin zu einer Firma, die 10 Restaurants der „place2b“ Gruppe beliefert. Damit nicht genug: externe Caterings und Veranstaltungen in eigenen Event-Locations gehören ebenso zum Portfolio. Noch ist die Gruppe im Aufbau, aber in all den Jahren des Wachstums gab es eine Konstante: die Veranstaltungssoftware Bp Event, über die alle Aufträge abgewickelt werden.

Kundenkommunikation und interner Informationsfluss

Die Auftragsabwicklung läuft schon lange ausschließlich über Bp Event, begonnen bei der ersten Anfrage. Die Auftragslage ist immer gut zu überblicken, so dass neue Aufträge sofort angenommen oder abgelehnt werden können. Die Eventplaner verlassen sich für die Planung, Raumplanung und externe Bestellungen auf die Datenbank, die Buchhaltung bekommt alle Rechnungen, offenen Posten und Mahnungen zur Weiterleitung automatisch übermittelt. Im Rahmen der Betriebserweiterung setzt man bei der Madera Arena & Event GmbH jetzt verstärkt auch auf die Möglichkeiten, die Bp Event zur Verbesserung der internen Kommunikation anbietet, wie beispielsweise die Produktions WebApp. So sollen die Abläufe in der geplanten neuen Produktionshalle, die im kommenden Jahr bezogen werden soll, von Anfang an perfekt durchorganisiert werden.

WebApps als Tüpfelchen auf dem i

Produktions WebApp
Die Küche rezeptiert schon heute mit Bp Event, aber die Pläne für die neue große Halle gehen noch weiter. Mit Hilfe von Monitoren in der Küche soll dort die Produktion besser organisiert werden, weil jederzeit klar ist, welche Artikel als nächstes gebraucht werden. Über die Monitore werden sowohl Produktions- als auch Vorproduktionsartikel angezeigt und die Arbeitsverteilung im Team erleichtert. Weil die Daten jederzeit aktuell sind, muss niemand mehr auf ausgedruckte Papierlisten zurückgreifen, die vielleicht schon veraltet sind, bevor sie die Küche erreichen. Über Touch-Monitore teilen die Küchenteams die Arbeit auf und können sich besser gegenseitig zuarbeiten. Gerade bei weiter werdenden Wegen zwischen den einzelnen Stationen spart man so Zeit und Rückfragen.

Intranet WebApp
Die Verkäufer arbeiten über direkte Veranstaltungsanlage während der Kundenberatung, das Back Office kann mühelos die Angebote ausarbeiten und Fremdanbieter zubuchen. Der Kunde erhält in kürzester Zeit ein Angebot und der Arbeitsaufwand für jede Abteilung bleibt überschaubar. Es gibt kein langes Übertragen mehr von handschriftlichen Notizen, keine unleserlichen Zettel, keine verlorengegangenen Informationen.

Anfrage Web App
Der Kunde kann sich ein individuelles Angebot nach eigenen Wünschen wie im Baukasten zusammenbauen, ganz nach internen Vorgaben. Er hat direkt eine Preisübersicht und die Übertragung ins System geschieht in Echtzeit. Keine langen Wartezeiten mehr, Specials können sofort online gehen und gebucht werden. Die Kunden brauchen keinen 60-seitigen Katalog mehr durchzublättern und rauszusuchen, sie können sofort beim Stöbern einfach Artikel aufbuchen und sehen am Ende eine übersichtliche Aufstellung ihrer Auswahl.

Frau Scheidt ist sich sicher: „Bp Event ist so umfassend und dabei trotzdem übersichtlich – damit sind wir für unsere Betriebserweiterung gut aufgestellt.“